Требования к архивам и архивным помещениям

Содержание

Требования пожарной безопасности к архивным помещениям

Требования к архивам и архивным помещениям

На сегодняшний день в Российской Федерации насчитывается более десятка учреждений, где хранится множество архивной документации. Все эти здания включены в систему Росархива. Проблематика предотвращения возможных возгораний в архивных помещениях считается весьма актуальной. Естественно, существует организованная методика обеспечения пожарной безопасности в зданиях, где хранятся ценные документы.

Основные требования к помещениям

Сотрудники архивов обязательно должны уметь пользоваться пожарным краном и огнетушителем на случай возникновения возгорания. Табличка с номером, по которому можно дозвониться в пожарную охрану, а также фамилией и инициалами ответственного сотрудника должна размещаться на видном месте. Каждый сотрудник обязан следовать всем инструкциям по обеспечению пожарной безопасности во время эксплуатации архивных помещений.

Архивные помещения отмечаются, как Ф5.2. по классификации функциональной пожарной опасности. Допуск сотрудников архива к выполнению своих обязанностей возможен только после проведения вводного и первичного инструктажа по пожарной безопасности.

К зданиям архива всегда должен обеспечиваться открытый проезд для пожарных машин. Обязательным считается исправное состояние каждого пожарного гидранта на территории, приближенной к помещению. В зимний период средства пожаротушения, расположенные на улице, должны всегда быть очищенными ото льда и снега.

Правила хранения документов

Если методика хранения архивных документов не предусматривает использование стеллажей, вместо которых бумаги помещаются в специальные контейнеры, правила установки в помещении требуют размещения штабелями. Поперечные проемы, ширина которых должна составлять не менее восьмидесяти сантиметров, должны быть оборудованы через каждые шесть метров.

Перед дверными проемами помещений, в которых хранятся архивные документы, должны быть предусмотрены свободные проходы шириной, равной дверям и не менее одного метра. Стеллажи или контейнеры для хранения архивной документации должны быть собраны из металлических деталей.

Рекомендованные действия сотрудников во время возгорания

При невозможности предотвратить дальнейшее распространение пламени в архивном помещении нужно эвакуироваться, действуя в соответствии с инструкцией. По возможности необходимо поспособствовать тушению пламени имеющимися средствами. При использовании внутреннего противопожарного водопровода нужно выполнить следующую последовательность действий:

  • все электрооборудование отключается от источников питания;
  • один человек срывает пломбу, чтобы получить доступ в шкаф, а второй разматывает пожарный рукав;
  • после этого сотрудник, находящийся возле шкафа, откручивает вентиль и активирует кнопку насоса, повышающего напор воды, а второй – занимается ликвидацией очага пламени.

Первый человек, обнаруживший возгорание или его первые признаки, обязан вызвать сотрудников службы пожарной охраны, позвонив по номеру 01 или 112, и сообщить диспетчеру свою фамилию, а также указать адрес объекта и место возгорания.

Обстановка в архивных помещениях

Стеллажи должны быть расположены на минимальном расстоянии:

  • 1 м от насадков и наросителей;
  • 0,5 м от лампочек;
  • 0,6 м от пожарных извещателей.

В архиве не допускается эксплуатация электронагревательных приспособлений, а также дежурного освещения.

После завершения работы в здании, где находится архив, сотрудники, ответственные за соблюдение противопожарного режима или работник, покидающий помещение последним, обязан:

  • провести визуальную оценку пожарного состояния архивного помещения;
  • закрыть каждое окно;
  • отключить освещение и все электрооборудование;
  • покинуть архивную комнату и закрыть за собой дверь.

Архивные помещения обязательно должны быть укомплектованы системами автоматической пожарной, а также охранной сигнализации, исключительно сертифицированными первичными устройствами пожаротушения, автоматическими системами, соответствующими нормам пожарной безопасности 110-03.

Всегда необходимо следить за чистотой помещения, мусор нужно выносить ежедневно или по мере того, как скоро он накапливается. Если общее освещение будет отключено, во время эвакуации сотрудники архива должны ориентироваться по объемным самосветящимся изображениям, указывающим пути возможной эвакуации.

В архивных помещениях недопустимо:

  • оставлять без контроля работу электроприборов;
  • перегораживать пути эвакуации, проходы к огнетушителям и различным средствам пожаротушения техникой или другими предметами;
  • выполнять огнеопасные работы без специального допуска;
  • курить.

Проведение анализа рисков

Росархив совместно с другими государственными органами анализирует возможные угрозы рисков и факторов, способствующих повышению вероятности возникновения пожаров. Проведение проверок показало, что уровень пожарной опасности в архивных помещениях слишком высокий из-за недостаточной защищенности.

Значительный вклад в дело обеспечения достаточно высокой пожарной безопасности федеральной собственности, являющейся одним из самых ценных сегментов культурного наследия нашей родины, внесло выполнение целевой программы по повышению качества методов защиты от возгорания государственных архивов, проводимой с 2007 по 2009 года.

Сегодня выполняется огромный объем работ по анализу качества установок пожаротушения в государственных учреждениях и соответствию их специальным нормам обеспечения безопасности муниципальных и федеральных архивов. По ходу выполнения этих работ было выявлено несоответствие некоторых систем современным нормам, а новые модули газового пожаротушения пришлось переосвидетельствовать в кратчайшие сроки.

Монтаж современных систем требует существенных финансовых вложений, поэтому продолжительность службы модулей газового пожаротушения должна приравниваться к 10 годам, до следующего планового переосвидетельствования.

По прошествии этого срока не должно возникать трудностей с наличием подобных модулей на рынке. При выборе также нужно учитывать возможность комбинирования разнообразных систем пожаротушения.

Как повысить сохранность документов? Комплексный характер данной проблематики является достаточно серьезным условием для повышения профессиональной подготовки сотрудников, ответственных за обеспечение сохранности архивной документации. Хорошим подспорьем каждому в этом деле будет проведение занятий по комплексу специальных методических материалов.

Повышение безопасности эксплуатации и хранения всей имеющейся архивной документации всегда будет требовать особого внимания и немалых усилий ответственных должностных лиц. Кроме того, понадобится дополнительное проведение научных исследований, ознакомление с зарубежным и отечественным опытом, а также выполнение различных экспериментальных работ в достаточно широких масштабах.

Основные требования к системам пожаротушения

Каждое устройство пожарной сигнализации обязательно должно вовремя, на первых стадиях, выявлять очаг возгорания, обеспечивать возможность быстрой эвакуации граждан, находящихся в это время в архивном помещении.

При этом ни одна система не должна представлять собой никакой опасности для архивов и людей.

Самыми распространенными дефектами в работе систем пожаротушения считаются неисправности электропроводки, воспламенение различных устройств, пренебрежение правилами безопасности во время выполнения огневых и ремонтных работ.

На первых этапах подобные возгорания развиваются небольшими темпами и сопровождаются выделением большого количества дыма. По этой причине каждая установка в архивных помещениях должна выявлять дым и обеспечивать тушение очагов возгорания на самых ранних этапах распространения.

Из всех используемых средств пожаротушения максимальное предпочтение всегда будет отдаваться устройствам, обеспечивающим наиболее безопасное воздействие на документацию, хранящуюся в помещении.

Для защиты архивов от повреждений при снижении пожарной опасности не подходят средства на водной, порошковой основе.

Источник: https://ProtivPozhara.com/bezopasnost/na-obektah/trebovanija-pozharnoj-bezopasnosti-k-arhivam

Требования к помещению архива | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Ведение архива организации — обязанность любого юридического лица. Ценная информация должна сохраняться. Требования к помещению архива, способам организации делопроизводства регламентируются на законодательном уровне. Знание и соблюдение этих требований обеспечивает безопасность компании и во многом облегчает работу с официальными документами.

Из этой статьи вы узнаете:

  • как выбрать помещение для архива?
  • каковы правила организации хранения архивных документов?
  • как создать удобную навигацию по архиву?

Как выбрать помещение для архива

Создание архива — это комплекс мероприятий, цель которых — организовать хранение официальных документов, структурировать содержащуюся в них информацию, упростить их поиск и повторное использование, соблюдая при этом требования законодательства. Даже сравнительно небольшая организация обладает собственной документальной базой. Чтобы создать собственный архив компании необходимо:

  • выбрать и оборудовать помещение;
  • обеспечить его техническое оснащение;
  • создать нормативные условия хранения документации;
  • организовать архивные документы;
  • разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.

Первый вопрос, с которым сталкивается организация, планирующая создание собственного архивного хранилища, — это выбор помещения. Требования к помещениям архива организации определены «Основными правилами работы архивов организаций». Это нормативно-методический документ, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Вместимость архивного помещения

Для того чтобы выбрать оптимальное по размеру помещение, в первую очередь, необходимо рассчитать емкость архива. При этом важно учитывать объемы имеющейся в компании документации и темпы документооборота. Размер помещения должен позволять рационально разместить как имеющуюся, так и новую документацию. Таким образом, первое требование к помещению — его оптимальная вместимость.

Читайте также  Огнестойкость дверей шахты лифта требования

Для определения оптимальных размеров помещения архива можно использовать номенклатуру дел компании. В ней содержится перечень документов, подлежащих обязательному архивному хранению. Она позволит подсчитать количество заведенных в году дел, определить их категории и объем.

«Правилами работы архивов» предъявляют строгие требования к их основным помещениям. В их число входят:

  • хранилище (изолированное помещение);
  • помещение для приема документации и ее первичной обработки;
  • помещение для работы (учетно-информационный отдел, читальный зал);
  • рабочие кабинеты персонала;

Отдельные помещения могут быть многофункциональны при условии, что участки отделяются перегородками.

Требования к безопасности архивного помещения

В помещении, отведенном под хранилище, должны быть созданы оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации. Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители, следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность от пожара.

Требования пожарной безопасности регламентируются действующими нормативными актами. Согласно «Правилам работы архивов», в хранилищах запрещено применять огнеопасные нагревательные приборы. Существуют определенные требования к электропроводке: она должна быть скрытой. Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую изоляцию. Хранилище необходимо оснастить средствами пожаротушения.

Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации — ее защита от влаги. Хранилище должно располагаться вдали от систем водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль уровня влажности. Архивное помещение должно хорошо проветриваться.

Если в помещении нет окон, необходимо создать принудительную вентиляцию, которая обеспечивает 2–3-кратную циркуляцию воздуха в час. Одним из главных требований к зданиям и помещениям архива является поддержание нормативной температуры (17-19 °С) и влажности (50-55%).

Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно обеспечить охранной сигнализацией. На окна устанавливают металлические решетки, а двери защищают металлической облицовкой. Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации хранилища на случай форс-мажорных обстоятельств.

Скачайте документы по теме:

Организация хранения архивных документов

Задача любого архива — обеспечить сохранность документальной базы и предоставить сотрудникам компании возможность быстрого поиска. В целях систематизации документы, исходя из их содержания, объединяют в дела. Основные категории дел прописывают в номенклатуре с указанием рекомендованного срока хранения.

Среди категорий официальной документации можно выделить конфиденциальные дела или дела, связанные с коммерческой тайной. Требования к помещению архива, предназначенного для их хранения, включают соблюдение особого режима безопасности. 

Другая категория — документы, необходимые для постоянной оперативной работы, например, первичная документация. Ее учет должен быть максимально упрощен. Целесообразно также облегчить доступ сотрудников к этому отделу.

Архивное хранение, как правило, осуществляется в несколько этапов. Цикл жизни документа может включать его хранение в структурном подразделении, направление в общий архив компании до истечения срока хранения, передачу на государственное хранение или уничтожение в соответствии с требованиями законодательства.

Правила хранения электронных документов

Электронные документы можно выделить в отдельную категорию официальной документации. Для них сохраняются те же требования к помещениям архивов, что и для бумажных документов, однако, добавляется ряд новых условий.

  • Архив должен быть оснащен необходимыми программно-аппаратными средствами, позволяющими не только хранить и воспроизводить электронную документацию, но и своевременно ее перезаписывать. Это связано с появлением новых форматов данных и недолговечным сроком жизни физических носителей.  
  • Доступ к электронному архиву должен быть строго регламентирован.  
  • С помощью современных программно-технических средств необходимо обеспечить режим хранения, не допускающих утрату, непреднамеренное уничтожение или искажение данных.  
  • При создании электронного архива необходимо следовать требованиям действующих ГОСТов: 28388-89 «Система обработки информации. Документы на магнитных носителях» и 50-524-84 «Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях».

Навигация по архиву

Для более эффективного поиска информации в архиве используются справочники и базы данных, в которых представлена вторичная информация о документальном массиве. Оптимальным способом поиска и навигации по архиву являются архивные каталоги. Весь массив официальной документации группируется по предметам, отраслям и темам, а затем располагается в соответствии с требованиями выбранной классификации.

К наиболее распространенным видам каталогов архива относятся:

  • тематический (по темам);
  • систематический (по отраслям деятельности или знаний);
  • хронологический (по времени создания);
  • именной (по авторам);
  • по личному составу данные о трудовой деятельности и заработной плате);

Существуют и другие виды архивных справочников: описи, указатели, обзоры. Предпочтительный способ навигации выбирается с учетом таких факторов как состав и содержание документации, подлежащей архивному хранению, требованиями поиска, интенсивностью использования единиц архива.

Организация хранения архивных документов требует решения множества задач. Одна из первоочередных — выбор помещения. При этом недостаточно просто выбрать место и перевезти туда документацию. Соблюдение существующих требований к помещениям архива компании, способам его организации, методам обработки документов поможет избежать многих проблем. Порядок в документах — залог безопасности компании. Именно поэтому при формировании архива и выборе помещения для него важно учитывать требования законодательства.

Положение об архиве

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210872-qqq-17-m4-trebovaniya-k-pomeshcheniyu-arhiva

Требования к помещению архива. Основные правила работы архивов организаций

Архив может существовать в виде отдельного структурного подразделения той или иной организации либо быть составной частью службы делопроизводства. Это зависит от объема существующего документооборота.

Как его организовать

Создание архива любого предприятия или организации требует выполнения комплекса определенных мероприятий:

  1. Потребуется выбрать подходящее помещение хранилища для хранения документов и правильно его оборудовать.
  2. Следует позаботиться о создании таких условий, которые соответствовали бы нормативным.
  3. Необходимо оснастить его с технической точки зрения — приобрести и установить необходимое оборудование для архива.
  4. В хранилище обязана быть организована процедура по организации архивации всех необходимых документов.
  5. Должна быть разработана и утверждена нормативная база данного подразделения.

Выполнение этих мероприятий обеспечивает сохранность архивных документов и поддержание их в требуемом состоянии.

Кто такой архивариус

А какие же требования имеются к тем работникам, что будут заниматься организацией архива и дальнейшим хранением документов? Могут ли быть совмещены должности их хранителя и, к примеру, секретаря или делопроизводителя?

Архивариус — это специалист, в чьи задачи входит организация архивной деятельности. За сохранность вверенных ему документов он несет полную ответственность. Работа его невозможна без прохождения определённого инструктажа или даже (при необходимости) стажировки в учреждении Государственного архива.

Его функции могут быть переданы другому сотруднику, что является работой по совместительству. Как правило, обязанности архивариуса возлагаются на отдельного работника в том случае, когда объем сдаваемой на хранение документации достаточно велик. В крупных организациях штатным расписанием предусмотрена отдельная должность для этой цели. В этом же случае обычно составляется должностная инструкция с указанием видов работ, возлагаемых на архивариуса, а также его обязанностей и прав.

Дела в архив организации передаются согласно специально разработанному графику. Его составление должно быть согласовано с руководителями каждого из структурных подразделений, которым предстоит передавать документы, а также утверждено архивариусом. Так как рабочие документы в архиве не только хранятся, но и периодически используются, следует определить регламент их выдачи (в случае необходимости) согласно поданным заявкам сотрудников организации, а также сторонних заинтересованных лиц.

Выдача документов должна отмечаться в определённых книгах регистрации. Для оформления процесса существуют требования-заказы, акты на передачу дел для процедуры временного использования сторонним организациям (в числе прочих к ним могут относиться органы прокуратуры и суд). Выдаются документы на срок до одного месяца собственным сотрудникам и до трёх месяцев — представителям сторонних структур.

Основные правила работы архивов организаций

Действует архив, как и любое структурное подразделение, на основании специального Положения, утверждаемого руководством. Сотрудники его в своей работе придерживаются собственных должностных инструкций. В Положении, принятом на предприятии, устанавливаются основные правила работы архивов организаций (статус, функционал, мера прав и ответственности и состав необходимой документации). К основным его задачам относится:

  1. Укомплектовать архивохранилище документами, состав которых перечисляется в отдельном разделе данного Положения.
  2. Вести учет материалов и обеспечивать их сохранность.
  3. Разрабатывать к имеющимся документам научно-справочный аппарат.
  4. Позволять вести процедуру использования хранимого в архиве материала.

Если в организации имеются документы, которые могут относиться к Архивному фонду РФ, то подготовить и передать их для постоянного хранения в государственное хранилище входит в число внешних задач данного структурного подразделения.

Его функционал

Функции архива планомерно вытекают из поставленных перед ним задач. Основными из них являются следующие:

  1. Вести списки источников собственного комплектования, то есть организаций либо структурных подразделений.
  2. Принимать от них в упорядоченном виде документы на хранение.
  3. Учитывать принятые материалы и обеспечивать их полную сохранность.
  4. Формировать и поддерживать в работоспособном состоянии справочную систему, относящуюся к архивной документации.
  5. Вести обслуживание информационного характера руководства и всех структурных подразделений своей организации.
  6. Организовать выдачу и использование документации согласно запросам частных лиц и сторонних организаций, учитывать и анализировать процесс данного использования.
  7. Готовить выписки и официальные ответы на запросы граждан социально-правового характера.
  8. Проводить мероприятия по экспертизе ценности того или иного документа, организовывать процедуру передачи их с целью постоянного хранения в муниципальный либо государственный архив (в том случае, когда данная организация входит в число источников комплектования вышеуказанных архивов).
  9. Проверять правильность оформления и формирования архивных дел в источниках комплектования — как в собственных структурных подразделениях, так и в других организациях.
  10. Организовывать работу по ведению деловой номенклатуры предприятия.
  11. Оказывать практическую и методическую помощь по работе с документацией каждому структурному подразделению.
  12. Участвовать в процессе разработки архивного дела и документационного обеспечения управления.
  13. Принимать участие в мероприятиях, проводимых с целью повышения квалификации архивных работников и служащих на должностях, имеющих отношение к документационному обеспечению управления.
Читайте также  Требования к помещению серверной комнаты

Где его разместить

Рассмотрим теперь, какие же существуют требования к помещению архива. Самое главное из того, что необходимо учитывать, — размещать его ни в коем случае не допускается в строениях ветхого характера, постройках из дерева, зданиях, в которых могут оказаться сырыми не только основные помещения, но и чердаки с подвалами, а также в зданиях, имеющих печное отопление.

https://www.youtube.com/watch?v=g2meHVP6Wso

Если же строение в целом приспособлено к хранению бумажной документации, то под архив обязательно предназначается изолированное помещение.

Если ваша организация в ближайшее время планирует создать свой собственный архив, ниже вы имеете возможность ознакомиться со списком требований, которые необходимо учесть в процессе подготовки. Итак, каковы же основные требования к помещению архива, задача которого — бережно и надежно сохранять всю нужную документацию?

  1. Архивохранилище.
  2. Помещение, предназначенное под приём документов, их временное хранение, а также акклиматизацию.
  3. Помещение, в котором документы будут использоваться.
  4. Рабочая комната (или комнаты) для сотрудников.

Когда места не хватает..

В случае когда площадь помещения архива не дает возможности отведения под него нескольких комнат, выделенное единое пространство должно быть разбито на зоны, разделенные с помощью перегородок. Основное требование, которое обязано строго соблюдаться в данном случае — изолированные друг от друга места хранения документов и работы с ними.

Отдельное помещение либо специально построенное и приспособленное в качестве хранилища документов здание, используемое в качестве архива, обязано быть удалено от объектов, несущих опасность с точки зрения возможности пожара. В качестве примера таковых можно назвать автостоянки, бензоколонки или гаражи. В непосредственной близости к зданию либо помещению архива не должны находиться объекты, служащие источниками загрязнения воздуха.

В идеале архивы всегда должны располагаться в отдельном, предназначенном только для этого здании, построенном с соблюдением всех необходимых норм и правил. Но, к сожалению, реальность диктует свои условия, и в большинстве организаций документы хранятся в уже имеющемся помещении, переоборудованном и приспособленном для данных целей.

Что говорят правила

Познакомимся с нормативными требованиями к зданиям и помещениям архива. Они таковы:

  1. Здание, где предполагается располагать будущее хранилище, обязано относиться к числу административных. Категорически запрещается размещение архива там, где находятся службы общепита, пищевые склады, хранятся вещества из разряда пожароопасных и агрессивных, а также применяются соответствующие химические технологии.
  2. Исключается размещение его в неотапливаемом помещении и том, где не соблюдаются санитарно-гигиенические требования. О недопустимости ветхости архивного здания уже было сказано выше.
  3. Особенно важно соблюсти пожарные требования к помещению архива. Безопасность его на предмет возможного возгорания — одно из самых основных условий надежного хранения документации. В январе 2009 года Министерство культуры России своим приказом номер 3 утвердило ряд нормативных требований, изложенных в специальных Правилах пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ. При устройстве хранилища документов данный регламент обязан неукоснительно соблюдаться.
  4. Конструкция здания должна гарантировать невозможность его затопления. Помещение обязано иметь запасной выход. Ни в коем случае не допускается прохождение сквозь него магистрального трубопровода (водонесущего или газового).

Возможно ли размещение архива в подвальном помещении?

Крайне не рекомендуется размещение архивного хранилища в помещении подвала, верхних этажей либо переоборудование в качестве такового чердачного пространства.

В случае острой необходимости возможны исключения из данного правила. Принимаются они тогда, когда подвал сухой и хорошо отапливаемый, снабжён искусственной вентиляцией, способной обеспечить в течение часа двух- или трехкратный воздухообмен. Архив на верхних этажах или в чердачном помещении возможен лишь при условии обеспечения соответствующего температурно-влажностного режима.

Очень важны требования к помещению архива относительно устройства электропроводки. Она обязана быть закрытого типа с герметичными штепсельными розетками. Шнуры переносной электрической аппаратуры снабжаются резиновой изоляцией. Нельзя располагать внутри помещения хранилища общих или поэтажных рубильников.

В качестве строительных материалов для отделки архивных хранилищ выбирают непылящиеся и неагрессивные материалы. Система пожаротушения должна быть укомплектована средствами нейтрального характера, безопасными для документов. Не допускается в хранилище применять огонь, включать нагревательные приборы или размещать посторонние объекты.

Подведем итоги

После приведения выбранной площади в соответствие всем вышеизложенным требованиям к помещению архива принимается окончательное решение о пригодности или непригодности к использованию. Принять такое решение возможно после проверки санэпидстанцией и государственным пожарным надзором. Архив может быть размещен там, где намечено, лишь после процедуры прохождения подробной экспертизы.

Цель ее — уточнить огнестойкость помещения и определить соответствующую степень, провести проверку главных конструкций на долговечность, убедиться в прочности перекрытий между этажами в расчёте на потенциальную нагрузку (оборудование для архива и вес хранимой документации), проверить наличие и текущее состояние систем вентиляции и отопления.

В проведении проверки участвуют как представители самой организации (обычно это работники будущего архива), так и сотрудники всех соответствующих служб — строительных, пожарных, охранных и т. д. Итоги экспертизы находят отражение при составлении заключительного акта.

Источник: http://fb.ru/article/325451/trebovaniya-k-pomescheniyu-arhiva-osnovnyie-pravila-rabotyi-arhivov-organizatsiy

Ремонт в архиве

Из статьи вы узнаете о важных моментах, связанных с обустройством и ремонтом архивного помещения, о том, какие требования необходимо учитывать, подбирая материалы, мебель и оборудование, а также о том, как организовать помещение с точки зрения удобства и создать навигацию по архиву.

Определяемся с помещением под архив

Не секрет, что под помещения для хранения архивной документации в сравнительно небольших организациях зачастую приспосабливают кабинеты, находящиеся вдали от центральной части офиса. При этом сами помещения в плане технического оснащения и состояния оставляют желать лучшего. В таких условиях по прошествии времени не только хранимая документация теряет исходный вид, но и само помещение требует контроля технического состояния:

• один раз в год при проведении санитарно-гигиенической обработки помещения архива;

• один раз в 5 лет во время проведения проверки наличия и состояния документов.

Ремонтные работы проводят как в действующих архивохранилищах, так и в тех помешениях, где только планируется размещение документации (при переездах организации в другой офис, расширении и т.д).

Проведение ремонтных работ в используемом помещении архива – процесс сложный и длительный, но дает ряд возможностей:

• при перемещении документации на временное хранение (на период ремонтных работ) можно обнаружить повреждения документации, которые ранее не были заметны;

• при переносе папок появляется удобная возможность отобрать документы с истекшим сроком хранения, чтобы не заносить их после ремонта обратно в архив;

• при необходимости можно изменить план расстановки стеллажей для большего удобства, провести работу по оптимизации помещения (установка вентиляции, замена приборов освещения и т.д.), заказать (сменить) оборудование: разделители для папок, ящики для хранения электронных документов, идентификационные таблички на стеллажи, стремянки.

Подобная «генеральная уборка» архива при качественном исполнении позволит сохранить документацию в требуемом виде и надолго обеспечит помещению ухоженный вид.

Ремонтные работы как в пустующем помещении, так и в помещении, заполненном документацией, необходимо проводить с учетом требований, предъявляемых к хранению архивной документации, что, к сожалению, не всегда соблюдается.

Как показывают проверки, «практический стиль освоения (приспособления) помещений под архивные службы, в большинстве случаев, является поверхностным и непрофессиональным», поэтому подготовка и проведение ремонтных работ должны проходить под руководством специалиста, ответственного за организацию архива.

◙ Что делать с документацией? Этот вопрос нужно будет решить в первую очередь.

Переместить документацию, а также элементы обстановки и конструкций, обеспечив их сохранность, можно двумя способами:

• приспособить для временного хранения другое подходящее помещение;

• воспользоваться услугой временного хранения за пределами организации (аутсорсинг).

В первом случае необходимо оценить объем документации и трудозатраты по ее перемещению, во втором – финансовые возможности фирмы. При выборе второго варианта траты увеличиваются в разы, так как помимо ежемесячной оплаты за удаленное хранение необходимо будет также оплатить выемку и перевозку документации.

◙ Рассчитываем площадь архива. Если вы только обустраиваете архивное помещение, важно рассчитать его площадь. Для удобства проведения расчетов площадей, необходимых для архивохранилища, специалистами разработана следующая методика:

Читайте также  Помещение котельной должно отвечать следующим требованиям

Для расчета также необходимо знать количество дел, хранящихся в архиве и подлежащих хранению, а также учитывать, сколько новых дел поступит в ближайшие годы (от трех до пяти лет).

Пример расчета. Допустим, в архиве хранятся дела временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения. Каждый год образуется 60 дел временного (свыше 10 лет) хранения и 45 – постоянного (количество взято из номенклатуры дел организации).

В таком случае для размещения дел в архиве организации, образовавшихся за один год, понадобится 3,5 полки стеллажа длиной 1 метр: по 30 папок типа «Корона» на каждой. То есть, на 5 лет понадобится 17,5 полок. Округляем количество необходимых полок до целого числа: минимум 4 полки стеллажа необходимо оставить резервными.

При регулярном уничтожении дел, сроки хранения которых истекли, вновь поступившие дела займут освобожденные места на стеллажах.

◙ Требования к помещению архива. Не все помещения пригодны для размещения архивных документов.

Не допускается использовать ветхие, сырые, неотапливаемые, не отвечающие санитарно-гигиеническим требованиям помещения, а также помещения здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные или химические технологии.

Помещения архивов должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированно защищенными от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Помещение архивохранилища до размещения в нем документов должно быть принято в эксплуатацию после экспертизы специальной комиссии. Экспертиза оценивает состояние помещения и устанавливает его пригодность. В состав комиссии входят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров.

Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. Светильники должны быть закрыты сплошными плафонами.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано пожарно-охранной сигнализацией.

Отсутствие окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55 %; для черно-белых пленочных материалов – 15 °С и 40–55 %), для цветных – 2–5 °С и 40–55 %; для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – 15–20 °С и 50–65 %. Температурно-влажностный режим контролируется с помощью термометров и гигрометров.

Создаем навигацию по архиву

◙ Рисуем схему размещения архивного фонда. На основе проведенных расчетов площади архива рисуем (можно и от руки) графическую схему размещения фондов в новых хранилищах, т.е.

на плане расстановки стеллажей указываем номера фондов, которые планируется разместить на данной стеллажной площади (Пример 1). К графическому плану можно добавить соответствующие пояснения (текстовые расшифровки).

Наличие и тщательная проработка такой схемы является одним из условий качественного перемещения крупных массивов архивных дел.

◙ Нумеруем стеллажи, полки и дела. Для того чтобы избежать путаницы в расстановке документации после ремонта, необходимо до его начала пронумеровать все стеллажи и полки, если это не было сделано ранее. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы имеют свою нумерацию: они нумеруются в определенной последовательности слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо (рис. 1).

В двусторонних стеллажах нумерация дел начинается с одной стороны от стены, доводится до наружного края стеллажа и продолжается с другой стороны.

◙ Составляем постеллажные и пофондовые указателис обозначением места хранения документов. Для удобства поиска документов в архиве необходимо составить пофондовые и постеллажные топографические указатели. При этом карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд (Пример 2), а карточка постеллажного топографического указателя – на каждый стеллаж (Пример 3).

◙ Требования к расстановке стеллажей. Для сотрудников организации важно, чтобы они могли как можно быстрее найти необходимые документы, а для этого при расстановке стеллажей в помещении должны соблюдаться определенные требования:

Для хранения документов, имеющих грифы ограниченного доступа, в хранилище должны быть установлены сейфы или металлические шкафы. Для размещения подобных документов может быть выделено отдельное хранилище.

Что еще нужно предусмотреть при обустройстве архива

◙ Требования к подбору материалов. Вам как специалисту, отвечающему за архив и участвующему в подборе материалов, необходимо указать на технические требования – остальное доверьте профессионалам. Важно, чтобы это были сертифицированные материалы, не собирающие пыль и не являющиеся источником пыли или агрессивных химических веществ.

Правильный подбор материалов – важнейшее условие удачного ремонта. Подбирая материалы для ремонта архивного помещения, необходимо учитывать, что существует перечень материалов, подлежащих сертификации5:

• 2523 – Цемент;

• 4863 – Оборудование кондиционеров;

• 2388 – Материалы лакокрасочные;

• 3530 – Кабели силовые для стационарной прокладки на напряжение свыше 1 кВ;

• 5331 – Пиломатериалы качественные;

• 5620 – Мебель специальная.

Если использовать несертифицированную продукцию, могут возникнуть неприятные ситуации.

Например, после некачественно проведенного ремонта пола в архивохранилищах Архивной службы Новосибирской области документы постоянно загрязнялись пылью, которая образовывалась из-за разрушения покрытия пола от колес тележек, которые используются для перевозки архивных дел.

◙ Требования к оборудованию помещения архива.

1. Двери лестничных клеток и лифтовых холлов должны быть самозакрывающимися с уплотнением в притворах. Устройства для самозакрывания дверей должны находиться в исправном состоянии6.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

Двери эвакуационных выходов из поэтажных коридоров, холлов, фойе, вестибюлей, лестничных клеток и помещений архива должны открываться свободно и по направлению выхода из здания, за исключением дверей, открывание которых не нормируется требованиями нормативных документов по пожарной безопасности (п. 3.

1 Специальных правил).

2. В местах пересечения стен, перекрытий и ограждающих конструкций различными инженерными коммуникациями образовавшиеся отверстия и зазоры должны быть заделаны строительным раствором или другими негорючими материалами (п. 2.15 Специальных правил).

3. В архивохранилищах, лабораторно-производственных, складских и служебных помещениях должны быть вывешены таблички с надписями: «Ответственный за противопожарное состояние», «О пожаре звонить по телефону…» (п. 2.16 Специальных правил).

4. Ковры и ковровые дорожки в помещениях с массовым пребыванием людей (50 и более человек) должны быть жестко прикреплены к полу (п. 3.4 Специальных правил).

5. Помещения архива должны быть обеспечены первичными средствами пожаротушения.

Огнетушители. Все архивохранилища, лабораторно-производственные, складские и служебные помещения, а также технологические установки должны быть обеспечены огнетушителями, которые должны использоваться для локализации и ликвидации небольших загораний, а также пожаров в их начальной стадии развития. На каждом этаже должно размещаться не менее двух ручных огнетушителей.

При защите помещений архивохранилищ следует преимущественно использовать хладоновые и углекислотные огнетушители с учетом предельно допустимой концентрации огнетушащего вещества.

Помещения, оборудованные автоматическими стационарными установками пожаротушения, обеспечиваются огнетушителями на 50 % исходя из их расчетного количества. Расстояние от возможного очага пожара до места размещения огнетушителя не должно превышать 20 м (п. 9.5 Специальных правил). При этом каждый огнетушитель должен иметь порядковый номер, нанесенный на корпус белой краской, а также паспорт по установленной форме.

Огнетушители следует располагать на видных местах вблизи от выходов из помещений на высоте не более 1,5 м (п. 9.6 Специальных правил).

◙ Требования к пожарной безопасности.

◙ Требования к мебели архивохранилища. Архивохранилища должны быть оборудованы металлическими стеллажами. Допускается на период до проведения реконструкции (ремонта) зданий (помещений) архивохранилища эксплуатация существующих стационарных деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными составами (п. 4.2 Специальных правил).

В продаже можно встретить стеллажи с электроприводом, передвижные и стационарные, но ввиду дороговизны первых двух наиболее популярны металлические полочные архивные стеллажи (рис. 2).

Подобные стеллажи имеют ряд преимуществ:

• минимальный вес конструкции;

• возможность наращивания секций;

• угловые полки;

• стеллажи могут дополнительно комплектоваться задними и боковыми стенками, разделителями и ограничителями.

В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи, а также отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы. Существуют также шкафы для хранения электронных документов (рис. 3).

К сопутствующему оборудованию можно отнести архивные тележки (рис. 4), лестницу-стремянку (рис. 5).

Мебель и оборудование должны устанавливаться так, чтобы они не препятствовали эвакуации людей, ширина проходов между оборудованием должна быть не менее 1 м.

В.С. Туркина,
секретарь-референт

Источник: https://www.profiz.ru/sr/9_2016/remont_v_arhive/

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: